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                ISO9001認證審核資料,應該怎樣妥善保存?

                1-1000: ISO系列認證
                費用: 含咨詢費認證費
                全國: 咨詢上門
                單價: 面議
                發貨期限: 自買家付款之日起 天內發貨
                所在地: 直轄市 北京
                有效期至: 長期有效
                發布時間: 2024-09-20 16:53
                最后更新: 2024-09-20 16:53
                瀏覽次數: 306
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                發布企業資料
                詳細說明

                以下是妥善保存 ISO9001 認證審核資料的方法:


                一、建立專門的文件管理系統


                設立文件存儲區域

                安排專門的房間或柜子作為文件存儲區域,確保存儲環境安全、干燥、通風良好,遠離火源、水源和易受損區域。

                可以使用防火、防潮的文件柜或存儲箱,對重要文件進行分類存放。

                制定文件編號和分類體系

                為審核資料制定統一的文件編號規則,便于快速查找和識別。例如,可以按照部門、文件類型、時間順序等進行編號。

                建立分類體系,將審核資料分為質量手冊、程序文件、作業指導書、記錄表單等不同類別,分別存放。

                使用文件管理軟件

                考慮使用專業的文件管理軟件,對審核資料進行數字化管理。軟件可以幫助實現文件的存儲、檢索、版本控制等功能,提高文件管理的效率和準確性。

                確保軟件具有備份和恢復功能,以防止數據丟失。


                二、明確文件保管責任


                指定文件管理員

                企業應指定專門的文件管理員,負責審核資料的保管、整理和更新工作。文件管理員應具備一定的文件管理知識和技能,熟悉 ISO9001 認證要求。

                明確文件管理員的職責和權限,確保其能夠認真履行文件保管責任。

                培訓相關人員

                對涉及審核資料使用和保管的人員進行培訓,使其了解文件管理的重要性和方法。培訓內容包括文件的分類、編號、存儲、檢索、借閱等方面的知識。

                強調文件的保密性和安全性,要求相關人員不得隨意泄露或損壞審核資料。


                三、實施文件控制措施


                版本控制

                對審核資料進行版本控制,確保使用的文件是最新有效的版本。每次文件修訂后,應及時更新版本號,并記錄修訂內容和時間。

                可以使用文件管理軟件或手動記錄的方式進行版本控制,確保文件的可追溯性。

                借閱管理

                建立文件借閱制度,明確借閱流程和審批權限。借閱人應填寫借閱申請表,經相關負責人批準后,方可借閱文件。

                借閱期限應明確規定,借閱人應在規定期限內歸還文件。文件管理員應定期檢查借閱情況,確保文件的安全和完整。

                定期審查和更新

                定期對審核資料進行審查,檢查文件的有效性和適用性。如發現文件與實際情況不符或已過期,應及時進行修訂和更新。

                審查和更新工作可以由文件管理員或相關部門負責人組織進行,確保審核資料始終符合 ISO9001 認證要求。


                四、確保文件的安全性和保密性


                備份文件

                定期對審核資料進行備份,防止因意外情況導致文件丟失。可以使用外部存儲設備(如硬盤、U 盤)、云存儲等方式進行備份。

                備份文件應存儲在安全的地方,并定期進行檢查和更新。

                限制訪問權限

                根據文件的重要性和保密性,設置不同的訪問權限。只有經過授權的人員才能訪問敏感文件,如質量手冊、程序文件等。

                可以使用密碼保護、訪問控制列表等技術手段,限制文件的訪問權限。

                防止文件損壞和丟失

                采取措施防止文件損壞和丟失,如避免文件受潮、受熱、受陽光直射等。在文件存儲和使用過程中,要輕拿輕放,避免折疊、劃傷等。

                如發現文件損壞或丟失,應及時采取措施進行修復或補充。


                ***妥善保存 ISO9001 認證審核資料需要企業建立專門的文件管理系統,明確文件保管責任,實施文件控制措施,確保文件的安全性和保密性。只有這樣,才能保證審核資料的完整、準確、有效,為企業的質量管理體系運行提供有力支持。


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