福建廈門漳州質(zhì)量管理體系認(rèn)證ISO9001認(rèn)證文件控制程序內(nèi)容1、目的 對質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行控制，確保各相關(guān)場所使用文件為有效版本。
2、范圍 適用于與質(zhì)量管理體系有關(guān)的內(nèi)部文件、外來文件和資料的控制。
3、職責(zé) 3.1質(zhì)量手冊由質(zhì)量部負(fù)責(zé)編制，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。
程序文件由各職能部門負(fù)責(zé)編制，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。
作業(yè)指導(dǎo)書由各職能部門編制、審核，管理者代表批準(zhǔn)。
3.2文管負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件的發(fā)放、更改、回收的工作管理。
3.3 外來技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、圖紙由研發(fā)部接收并使用。
3.4 行政部負(fù)責(zé)組織對現(xiàn)有體系文件的定期評審。
4、工作程序：4.1質(zhì)量體系文件和資料的制定、審核、批準(zhǔn)、按下列規(guī)定執(zhí)行：序號 文件類別 組織制定 審核 批準(zhǔn)1 質(zhì)量手冊 質(zhì)量部 管理者代表 總經(jīng)理2 程序文件 相關(guān)部門 管理者代表 總經(jīng)理3 作業(yè)指導(dǎo)書 相關(guān)部門 相關(guān)部門負(fù)責(zé)人 管理者代表4 記錄表格 相關(guān)部門 相關(guān)部門負(fù)責(zé)人 管理者代表5 外來文件 外部機(jī)構(gòu) 確定文件有效性 外部機(jī)構(gòu)4.2質(zhì)量體系文件和資料的歸口、分類、編號。
4.2.1各類文件按4.1規(guī)定編制完成后，由管理者代表負(fù)責(zé)組織各分管部門參加對文件的適用性、符合性進(jìn)行會審，批準(zhǔn)。
批準(zhǔn)后的文件需要修改或更新時，要批準(zhǔn)。
4.2.2經(jīng)公司審批的質(zhì)量體系文件和資料均應(yīng)交行政部歸口管理。
4.2.3文管負(fù)責(zé)將收到的質(zhì)量體系文件和資料按以下4.3規(guī)定進(jìn)行編號。
4.3文件編號和版本規(guī)定4.3.1 質(zhì)量手冊的編號 質(zhì)量手冊編號：QM-001環(huán)境手冊編號：EM-001其中：QM是質(zhì)量手冊英語縮寫；001表示順序號；EM是環(huán)境手冊英語縮寫；001表示順序號。
4.3.2 程序文件編號管理體系程序編號：MP-000其中：MP是管理程序的英語縮寫；000表示順序號，用三位數(shù)字表示。
4.3.3 作業(yè)指導(dǎo)書編號WI-00-000其中：WI是作業(yè)指導(dǎo)的英語縮寫。
00表示部門代號，用二位數(shù)字表示，各部門代號見4.4.3。
4.3.4 記錄編號R-XX-000-00其中：R是記錄的英語縮寫。
XX-000表示相關(guān)的程序文件或作業(yè)指導(dǎo)書的編號。
00表示順序號，用兩位數(shù)字表示。
4.3.5外來文件的編號外來文件的編號，用“外-順序號-年號”進(jìn)行編號。
例如：外-001-2010，表示于2010年收到的第1號外來文件。
4.3.6文件的版本一次制訂時用1.0表示，小部分修訂時用1.1、1.2……等表示，大部分修訂或換版時用2.0、3.0……等表示。
4.3.7記錄表單的版本一次制訂時用1.0表示，修訂時用2.0、3.0……等表示。
4.4文件的發(fā)放、領(lǐng)用、借閱和復(fù)制4.4.1 質(zhì)量體系文件分為“受控”和“非受控本”，“受控本”于公司內(nèi)部和審核部門使用；“非受控本”為某種需要提供給公司以外的組織或個人使用。
4.4.2 文管制定“受控文件總覽表”，確定發(fā)放范圍，經(jīng)主管批準(zhǔn)后，按清單統(tǒng)一分發(fā)，在“文件發(fā)放、回收記錄”上登記，并將要分發(fā)的文件封面加蓋“受控文件章”，并給出分發(fā)號，收文者應(yīng)在“文件發(fā)放、回收記錄”上簽字。
4.4.3 文件的領(lǐng)用a)文件使用者應(yīng)在“文件發(fā)放、回收記錄”簽名后方可領(lǐng)用文件；b)各部門分發(fā)號及部門代號如下：c)因破損而重新領(lǐng)用的新文件，分發(fā)號不變，并收回相應(yīng)舊文件；d)因丟失而補(bǔ)發(fā)的文件，應(yīng)給予新的分發(fā)號，并注明已丟失的文件的分發(fā)號失效；e)發(fā)放部門作好相應(yīng)發(fā)放簽收記錄。
4.4.4 文件的借閱、復(fù)制 借閱、復(fù)制與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件，應(yīng)填寫“文件借閱、復(fù)制記錄”，由管理者代表審批后向文件管理人借閱、復(fù)制。
復(fù)制的受控文件必須按4.4.2規(guī)定由文管辦理發(fā)放手續(xù)。
4.5文件和資料的保管。
4.5.1質(zhì)量體系文件和資料的原件由文管負(fù)責(zé)保存。
文件都必須分類存放在干燥通風(fēng)，安全的地方。
4.5.2已分發(fā)的質(zhì)量體系文件和資料由文件持有部門指定專人負(fù)責(zé)保管。
任何人不得在受控文件上亂涂劃改，不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清晰、易于識別和檢索。
4.5.3文管每季度對各部門文件保管情況進(jìn)行檢查，確保公司各部和使用版本的文件和資料。
當(dāng)文件更新后，相應(yīng)的“受控文件總覽表”也應(yīng)予以更新。
4.5.4計劃、采購文件、通知書、清單等一次性有效文件由審批人批準(zhǔn)后生效，不受上述規(guī)定限制。
4.6文件的更改。
4.6.1文件需要更改時，由需要更改的部門提出并填寫“文件更改申請單”，說明更改理由并按4.1的規(guī)定審批后，交文管保存。
文管負(fù)責(zé)按“受控文件總覽表”和“文件發(fā)放、回收記錄表”進(jìn)行更改。
4.6.2文件和資料的更改一般由原審批部門／人審批，若指定其他部門／人審批的，審批人應(yīng)獲得審批所依據(jù)的背景資料，以保證更新的適用性。
4.6.3在更改時對個別文字的更改可采用“劃改”并 “簽名”。
對量大的更改，應(yīng)更新受控原件版本并復(fù)印更改頁加蓋 “受控文件章”后，按“文件發(fā)放、回收記錄表”發(fā)給文件持有人，并收回原作廢文件頁，并在文件修訂記錄中記錄更改事項。
4.6.4所有被更改的原文件必須由文管收回，以確保有效文件的有效性。
4.6.5“非受控”文件不作修改控制。
4.7 文件的作廢與銷毀 4.7.1 所有失效或作廢文件由文管人員及時從所有發(fā)放或使用場所撤出，加蓋紅色“作廢文件”印章，確保防止作廢文件的非預(yù)期使用。
4.7.2 為某種原因需保留的任何已作廢的文件，都應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識，加蓋紅色“作廢文件”印章。
4.7.3對要銷毀的作廢文件，由相關(guān)部門填寫“文件銷毀申請單”，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后，由文管人員負(fù)責(zé)銷毀。
4.8 外來文件的控制 4.8.1 各部門收到外來文件（顧客提供的產(chǎn)品圖紙除外）時，需由主管確認(rèn)其適用性，并交由文管保管。
需要分發(fā)時，由文管控制分發(fā)以確保其有效。
4.8.2 行政部負(fù)責(zé)收集行業(yè)、國際法律法規(guī)；研發(fā)部負(fù)責(zé)收集行業(yè)技術(shù)的外來標(biāo)準(zhǔn)。
4.9 每年由行政部組織對現(xiàn)有質(zhì)量管理體系文件進(jìn)行定期評審，各部門結(jié)合平時使用情況進(jìn)行適用性評審，必要時予以修改，執(zhí)行4.6條款規(guī)定。
4.10 對承載媒體不是紙張的文件的控制，也應(yīng)參照上述規(guī)定執(zhí)行。
電子文檔統(tǒng)一由行政部負(fù)責(zé)存貯和備份。
4.11 作為記錄的文件應(yīng)執(zhí)行《記錄控制程序》。
5、相關(guān)文件 5.1 《記錄控制程序》 6、記錄
